Conditions Générales de Vente AO2C EXPERTISE COMPTABLE

Mises à jour le 19 mars 2024

Il a été préalablement exposé ce qui suit :

AO2C EXPERTISE COMPTABLE est une marque déposée de AO2C EXPERTISE COMPTABLE SAS.

AO2C EXPERTISE COMPTABLE, Société par Actions Simplifiée au capital de 1000 euros, ayant son siège social au 80 RUE DE TURENNE 75003 PARIS, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nancy sous le numéro 822 974 762 (ci-après dénommée « AO2C EXPERTISE COMPTABLE », ou l’« Editeur ») édite et commercialise des logiciels de gestion, à destination des experts-comptables et des entreprises (ci-après dénommés « Type de Client »), fonctionnant exclusivement en mode SaaS ; c’est-à-dire que pour utiliser les logiciels de l’Editeur, les Utilisateurs doivent se connecter aux serveurs informatiques de l’Editeur via Internet.

Ces logiciels en mode SaaS sont également dénommés « Applications ».

Ces logiciels sont commercialisés sous les marques « AO2C EXPERTISE COMPTABLE » pour les logiciels à destination des experts-comptables et « AO2C EXPERTISE COMPTABLE » pour les logiciels à destination des entreprises.

Les applications proposées et vendues essentiellement aux experts-comptables appartiennent à la gamme de produits dénommée « AO2C EXPERTISE COMPTABLE Expert » et les applications proposées et vendues essentiellement aux entreprises, à la gamme « AO2C EXPERTISE COMPTABLE ».

L’Editeur est un fournisseur de Software as a Service, c’est-à-dire d’Applications louées en ligne (dit fournisseur SaaS) à un Client.

Le Client a eu connaissance des services proposés par l’Editeur et a pris connaissance sur le site Internet https://sys-soft.com ou sur le site https://sys-soft.com, du périmètre fonctionnel des Applications proposées par l’Editeur. Après avoir vérifié leur adéquation par rapport à ses besoins propres, le Client a décidé de souscrire un abonnement auprès de l’Editeur.

Le Client reconnaît avoir reçu de l’Editeur toutes les informations nécessaires lui permettant d’apprécier l’adéquation des Applications à ses besoins et de prendre toutes les précautions utiles pour son utilisation.

CECI EXPOSÉ, IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1. DÉFINITIONS

Les termes débutant par une majuscule au sein du Contrat, qu’ils soient utilisés au singulier ou au pluriel, auront la signification qui leur est donnée ci-après.

Contrat : désigne les présentes conditions générales de vente et leurs annexes.

Données : désignent les informations, publications et, de manière générale, les informations de la base de données Clients dont l'utilisation est l'objet du présent Contrat.

Identifiants : désignent les trois données que l’Utilisateur doit saisir pour se connecter aux Applications ; c’est-à-dire le « Code Abonné » propre au Client et remis par l’Editeur lors de son premier abonnement ; le « Code Utilisateur » et le « Mot de passe » choisis par le Client lors de son abonnement ou lors de la création, par lui, d’un nouvel Utilisateur.

Internet : désigne l’ensemble de réseaux interconnectés, lesquels sont localisés dans toutes les régions du monde.

Application : désigne l’ensemble des Modules proposés en mode SaaS par l’Editeur à un Client.

Module payant : désigne une partie de l’Application gérant une fonction définie et qui correspond à une unité facturable.

Module Gratuit : désigne une partie de l’Application gérant une fonction définie et qui n’est pas facturable au Client.

Client ou Abonné : désigne la personne, physique ou morale, ayant validé une première commande.

Utilisateur : désigne la personne à laquelle le Client a donné un accès à l’Application en lui transmettant des Identifiants en vertu de la licence d’utilisation contractée par le Client.

RGPD : désigne le Règlement Européen UE 2016/679 sur la Protection des données personnelles du 27 avril 2016 abrogeant la directive 95/46/CE.

Données à caractère personnel : désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée ») ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Traitement des données personnelles : désigne toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliqués à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

Responsable du traitement : désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement ; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre, le Responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l'Union ou par le droit d'un État membre.

ARTICLE 2. OBJET

Le Contrat a pour objet de définir les termes et conditions applicables aux relations entre l’Editeur et le Client.

L’Editeur consent au Client, qui accepte :

- un droit d'utilisation finale de tout ou partie de l’Application ;
- un ensemble de services ci-après définis, notamment d’hébergement des Données, de maintenance de l’Application, d’assistance technique.

L’Editeur assure l’hébergement et la sauvegarde des Données, la maintenance et la sécurité des Solutions.

Les prestations sont assurées conformément à la Charte Qualité figurant en Annexe 2 .

ARTICLE 3. DOCUMENTS CONTRACTUELS

Le Contrat est formé des documents contractuels suivants :

- les présentes conditions générales de vente et ses annexes,
- les éventuels bons de commande acceptés par le Client,
- les éventuels devis acceptés par le Client,
- les éventuels contrats complémentaires.

Le Contrat formé par tous les documents sus cités représente l’intégralité des engagements existant entre les Parties. Ils annulent et remplacent tout engagement oral ou écrit antérieur relatif à l'objet du présent Contrat.

Les annexes au présent document qui font partie intégrante du Contrat sont les suivantes :

annexe 1 : Prérequis matériel et réseau.
annexe 2 : Charte qualité (ou SLA).
annexe 3 : Plan de réversibilité détaillé.

Il est formellement convenu entre les Parties que toute tolérance ou renonciation d'une des Parties, dans l'application de tout ou partie des engagements prévus au Contrat, quelles que puissent en être la fréquence et la durée, ne saurait valoir modification du Contrat, ni être susceptible de créer un droit quelconque.

ARTICLE 4. EFFET ET DURÉE

Le Contrat prendra effet à compter de la date de la validation de la première commande du Client sur le site de l’Editeur ou suite à la signature d’un devis ou d’un bon de commande.

Sa durée n’est pas limitée dans le temps, il restera en vigueur tant qu’il n’aura pas été dénoncé par l’une des Parties.

ARTICLE 5. DESCRIPTION DES APPLICATIONS

5.1 Applications

Une Application regroupe différents Modules permettant de gérer des fonctions standards des Types de Client : cabinets d’expertise comptable et entreprises.

La liste des Modules disponibles est consultable sur le site https://sys-soft.com et le site https://sys-soft.com.

L’Editeur met à disposition du Client les Applications accessibles sur son serveur par le biais du réseau Internet.

Dans les conditions de l’article 7 « Licence » ci-après, l’Editeur consent au Client le droit d'utiliser, directement ou indirectement, et de façon non exclusive, l’Application à laquelle il est abonné.

Les Applications ont été conçues pour des besoins d’entreprises françaises soumises à la loi française mais l’Editeur ne prétend pas couvrir l’intégralité des besoins de tous les types d’entreprises ou d’entités existantes ayant des besoins de gestion.

Il appartient donc aux Clients de vérifier (en effectuant, par exemple, un essai gratuit via le site https://sys-soft.com ou le site https://sys-soft.com l’adéquation des Applications proposées par l’Editeur avec les besoins de leur entreprise ou entité. Cette recommandation s’applique d’autant plus aux entreprises situées à l’étranger car l’Editeur ne peut garantir et ne garantit en aucun cas que les Applications leurs sont adaptées.

5.2 Accès aux applications

Les Utilisateurs du Client pourront se connecter à l’Application à tout moment – à l’exception des périodes de maintenance telles que définies à l’Article 8 ci-après –, à savoir :

- 24 heures sur 24,
- 7 jours sur 7,
- y compris les dimanches et jours fériés.

L'accès s'effectue :

- à partir de tout ordinateur permettant l’utilisation d’un navigateur Internet (et dans le respect des prérequis décrits en Annexe 1 ).
- au moyen des Identifiants du Client.

5.3 Confidentialité des identifiants

Les Identifiants sont destinés (i) à réserver l'accès de L’Application, objet du Contrat, aux Utilisateurs du Client, (ii) à protéger l'intégrité et la disponibilité de l’Application, ainsi que (ii) l'intégrité, la disponibilité et la confidentialité des Données du Client. Les Identifiants sont personnels et confidentiels. Ils peuvent être changés à tout moment par le Client au sein de l’Application.

Le Client s'engage à conserver secrets les Identifiants le concernant et à ne pas les divulguer sous quelque forme que ce soit.

Le Client est entièrement et seul responsable de l'utilisation et de la garde des Identifiants. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée par l’Editeur n’ait accès aux Applications.

En cas de perte ou de vol d'un des Identifiants, le Client utilisera la fonctionnalité prévue dans l’Application pour modifier sans délais les Identifiants perdus ou volés

Si le Client n’a plus connaissance d’aucun Identifiant de ses Utilisateurs, il pourra demander à l’Editeur une opération de réinitialisation de ses Identifiants, laquelle pourra alors être facturée 35 € H.T.

ARTICLE 6. QUALITÉ DES APPLICATIONS

Le Client est averti et accepte les aléas techniques inhérents à l’Internet, et les interruptions d’accès qui peuvent en résulter.

En conséquence, l’Editeur ne sera en aucun cas tenu responsable des éventuelles indisponibilités ou ralentissements des Applications.

Le Client reconnaît que l’Editeur n’est pas en mesure de garantir la continuité d’accès aux Applications, exécutées à distance via Internet.

L’Editeur s’engage à mettre en place des contrôles efficaces de nature à procurer une assurance raisonnable que le Client peut accéder et utiliser les Applications concernées aux heures déterminées aux présentes.

L’Editeur garantit la mise en œuvre des Applications conformes à la charte Qualité (ou SLA pour Service Level Agreement) figurant en Annexe 2 .

L’accès aux Applications peut être occasionnellement suspendu en raison d'interventions de maintenance nécessaires au bon fonctionnement des serveurs de l’Editeur. En cas d’interruption de l’accès aux Applications pour maintenance, l’Editeur s’engage à respecter la procédure des opérations décrite ci-après à l’Article 8 « Maintenance » afin que le Client puisse être informé au mieux de l’interruption, et qu’il prenne ses dispositions suffisamment à l’avance pour éviter toute perturbation de son activité.

L’Editeur ne pourra être tenu responsable de l’impact éventuel de cette indisponibilité sur les activités du Client.

ARTICLE 7. LICENCE

L’Editeur concède au Client un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d’utilisation des Applications, pendant toute la durée du Contrat et pour le monde entier.

Le Client ne peut utiliser les Applications que conformément à ses besoins et à leur documentation à l’exclusion de toute autre finalité.

Le droit d’utilisation s’entend du droit de représenter et de mettre en œuvre les Applications conformément à leur destination, en mode SaaS via une connexion Internet.

Le Client s’interdit strictement toute autre utilisation des Applications, en particulier toute adaptation, modification, traduction, arrangement, diffusion, décompilation, sans que cette liste soit limitative. De même, le Client se porte garant de l’utilisation conforme des Applications par ses Utilisateurs.

ARTICLE 8. MAINTENANCE

L’Editeur prend en charge la maintenance corrective et évolutive des Applications.

Concernant la maintenance corrective.

Le service d’assistance technique est ouvert du lundi au jeudi de 9 h 30 à 12 h et de 13 h 30 à 18 h et le vendredi de 9 h 30 à 12 h et de 13 h 30 à 17 h.

Les signalements d’anomalie doivent être effectués en ouvrant un ticket dans le module « Maintenance » mis à la disposition de tous les Clients gratuitement. L’Editeur procède au diagnostic de l’anomalie et met ensuite en œuvre sa correction.

En cas d’anomalie bloquante, l’Editeur s’efforce de corriger l’anomalie bloquante dans les meilleurs délais en proposant le cas échéant une solution de contournement.
En cas d’anomalie mineure, l’Editeur propose la correction de l’anomalie mineure dans une nouvelle version de l’Application qui sera livrée dans le cadre de la maintenance évolutive.

Des interventions de maintenance peuvent être programmées par l’Editeur à tout moment de la journée en cas de force majeure mais l’Editeur s’engage à faire le maximum pour que toutes les opérations de maintenance corrective soient réalisées à partir de 21 h 00 (heure de Paris) les mardis et jeudis et jusqu’à 6 h du matin au plus tard.

L’Editeur n’est pas responsable de la maintenance dans les cas suivants :

refus du Client de collaborer avec l’Editeur dans la résolution des anomalies et notamment de répondre aux questions et demandes de renseignement ;
utilisation des Applications de manière non conforme à leur destination ou à leur documentation ;
modification non autorisée des Applications par le Client, un Utilisateur ou un tiers ;
manquement du Client ou des Utilisateurs à ses/leurs obligations au titre du Contrat ;
implantation de tous progiciels, logiciels ou système d'exploitation non compatibles avec les Applications ;
défaillance des réseaux de communication électronique ;
acte volontaire de dégradation, malveillance, sabotage ;
détérioration due à un cas de force majeure ou à une mauvaise utilisation des Applications.

Toutefois, l’Editeur peut prendre en charge si possible la résolution des dysfonctionnements provoqués par les cas ci-dessus listés, au tarif de l’Editeur en vigueur à la date d’intervention.

Concernant la maintenance évolutive.

Le Client bénéficie, tant qu’il a accès aux Applications, des mises à jour et évolutions fonctionnelles des Applications.

Ces mises à jour fonctionnelles ont lieu entre six et douze fois par an et chaque nouvelle version porte un numéro d’ordre.

Après chaque mise à jour, l’Editeur s’engage à informer le Client, par le biais d’un message au sein de l’Application et/ou d’un e-mail, des améliorations fonctionnelles apportées à la nouvelle version.

Les corrections et évolutions des Applications sont expressément soumises au Contrat.

Le Client reconnait que les interventions relatives à ce service peuvent rendre le service momentanément indisponible. Elles sont effectuées, le cas échéant le vendredi à partir de 22 h (heure de Paris) et jusqu’au samedi toute la journée (au plus un samedi par mois).

ARTICLE 9. ASSISTANCE TECHNIQUE

Le service d’assistance technique s’applique à toutes les Applications fournies par l’Editeur et consiste à assister les Utilisateurs par téléphone, par télémaintenance ou tout système de conférence téléphonique ou de visioconférence ou par e-mail.

Le service d’assistance technique est ouvert du lundi au jeudi de 9h30 à 12 h et de 13 h 30 à 18 h et le vendredi de 9h30 à 12 h et de 13 h 30 à 17 h.

Le service d’assistance technique téléphonique est payant et est facturé selon les modalités et tarifs figurant sur le site internet https://sys-soft.com ou sur le site https://sys-soft.com ou dans l’interface du Client dans le module « Mon compte », menu « Tarifs ». Il est accessible via une demande de rappel enregistrable à l’aide du module « Hotline » de l’application.

Le nombre de demandes de rappels pouvant être effectuées par un Client est limité à 5 (cinq) par jour ouvré et les appels non effectués ne sont pas reportables.

Le service d’assistance technique est accessible en utilisant le module « Maintenance » permettant d’ouvrir des « tickets » numérotés. Il est gratuit pour tous les Clients.

Les demandes sont traitées dans l’ordre de leur arrivée et en fonction du personnel disponible pour y répondre donc sans engagement de délai.

ARTICLE 10. FORMATION

Sur demande du Client, l’Editeur peut fournir, dans des conditions à définir d'un commun accord, des prestations de formation.

Les spécificités des Conditions Générales de Vente liées aux prestations de formation se trouvent en Annexe 4 aux présentes Conditions Générales de Vente.

ARTICLE 11. TRAITEMENT DES DONNÉES

La loi n° 2018-493 du 20 juin 2018, promulguée le 21 juin 2018, a modifié la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 afin d’exercer certaines des « marges de manœuvre nationales » autorisées par le RGPD. Elle a également modifié certaines dispositions de la loi « Informatique et Libertés » pour les rapprocher de la lettre du RGPD.

Comme la CNIL l’avait relevé dans son avis sur le projet de loi, la bonne compréhension du cadre juridique suppose de lire de manière combinée le RGPD et la loi du 6 janvier 1978 ainsi « consolidée ».

En effet :

Certaines des dispositions de la loi du 6 janvier 1978, formellement inchangées, ne sont en réalité plus applicables dans le champ du RGPD, qui s’y substitue (par exemple : conditions de licéité des traitements, droit à l’information, etc.).
La loi du 6 janvier 1978 n’est pas complète puisqu’elle ne mentionne pas tous les nouveaux droits ou obligations posés par le RGPD, pourtant également applicables (exemple : droit à la portabilité, obligation de réaliser des analyses d’impact, etc.).
Elle s’applique de manière différenciée dans les territoires d’outre-mer.

11.1 Données personnelles (dans le cadre de la loi « Informatique et Libertés »)

Si les Données transmises aux fins d’utilisation des Applications comportent des données à caractère personnel, le Client garantit à l’Editeur qu’il a procédé à l’ensemble des obligations qui lui incombent au terme de la loi du 6 janvier 1978 dite « Informatique et Libertés », et qu’il a informé les personnes physiques concernées de l’usage qui est fait desdites données personnelles.

A ce titre, le Client garantit l’Editeur contre tout recours, plainte ou réclamation émanant d’une personne physique (Utilisateurs, tiers etc.) dont les données personnelles seraient reproduites et hébergées.

11.2 Exploitation des données

Le Client assure la responsabilité éditoriale éventuelle de l’utilisation des Applications.

Le Client est seul responsable de la qualité, de la licéité, de la pertinence des Données et contenus qu’il transmet aux fins d’utilisation des Applications. Il garantit en outre être titulaire des droits de propriété intellectuelle lui permettant d’utiliser les Données et contenus.

En conséquence l’Editeur est dégagé de toute responsabilité en cas de non-conformité des Données et/ou des contenus aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client.

Le Client garantit l’Editeur à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par un tiers ou un Utilisateur pour une violation de cette garantie.

Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus et messages diffusés et/ou téléchargés via les Applications.

Le Client demeure le seul propriétaire des Données constituant le contenu des Applications.

11.3 Sécurité des données

Chacune des Parties s’engagent à mettre en œuvre les moyens techniques appropriés pour assurer la sécurité des Données.

Sous réserve de l’Article 18 « Responsabilité » des présentes, l’Editeur s’engage à préserver l’intégrité et la confidentialité des Données contenues dans les Applications. L’Editeur s’efforcera de mettre en place les mesures techniques et organisationnelles de nature à empêcher tout accès ou utilisations fraudeuses des Données et à prévenir toutes pertes, altérations et destructions des Données.

11.4 Analyse des données à des fins statistiques

L’Editeur a la possibilité d’analyser les données présentes dans ses Applications à des fins de comptage et de statistiques.

Toutes les informations tirées de ces analyses sont totalement dépersonnalisées et peuvent être communiquées dans le cadre d’information commerciale sous forme d’informations globales concernant la totalité des Clients de l’Editeur ou un type de client (les entreprises ou les cabinets d’expertise comptable).

A titre d’exemple : « Nos clients ont en moyenne X utilisateurs », « X factures ont été réalisées par les clients de AO2C EXPERTISE COMPTABLE durant telle période », « Les comptabilités de nos clients contiennent en moyenne X lignes d’écriture », etc.

L’Editeur a également la possibilité d’utiliser les données présentes dans ses applications pour entraîner tout programme d’intelligence artificielle qu’il souhaiterait développer ou améliorer.

ARTICLE 12. TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL DANS LE CADRE DU RGPD ET L’EDITEUR AGISSANT EN TANT QUE RESPONSABLE DU TRAITEMENT

La mise en place du RGPD prévoit des dispositions spécifiques pour la protection des données personnelles.

L’Editeur collecte des données personnelles auprès de ses prospects et Clients dans le cadre de son activité propre.

Il est rappelé que toute personne dont des données personnelles ont été collectées par l’Editeur dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation de traitement, d’opposition au traitement et de portabilité des données personnelles.

Ces demandes peuvent être effectuées par courrier auprès de l’Editeur à l’adresse suivante : AO2C EXPERTISE COMPTABLE – 80 RUE DE TURENNE 75003 PARIS ou en utilisant le formulaire présent sur la page « Données personnelles » des sites de l’Editeur aux adresses suivantes : https://https://sys-soft.com/donnees-personnelles et https://sys-soft.com/donnees-personnelles .

Il est également rappelé que toute personne, dont des données personnelles ont été collectées, a la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle telle que la CNIL.

ARTICLE 13. TRAITEMENT DES DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL DANS LE CADRE DU RGPD ET L’EDITEUR AGISSANT EN TANT QUE SOUS-TRAITANT

13.1 Introduction

La mise en place du RGPD prévoit des dispositions spécifiques pour la protection des données personnelles.

L’Editeur collecte des données personnelles en tant que sous-traitant de ses Clients abonnés.

L’Editeur agissant en qualité de sous-traitant de ses Clients abonnés agissant eux en qualité de Responsable du traitement (ou en qualité de sous-traitant pour le compte de ses propres clients), l’article 28 du règlement impose notamment qu’un contrat doive lier le sous-traitant et le Responsable du traitement. Les présentes Conditions Générales de Vente matérialisent ce contrat.

En tant que Responsable du traitement, le Client s’engage à respecter l’ensemble des obligations qui lui incombent au regard du RGPD. Le Client reconnait être le seul à détenir la maîtrise et la connaissance de l’origine et de la nature des données personnelles traitées lors de l’exécution du contrat du fait notamment, qu’il a la possibilité de personnaliser les fichiers saisis dans les logiciels.

Il est rappelé que l’Editeur n’agit qu’en qualité de sous-traitant vis-à-vis de ses Clients et ne traite les données à caractère personnel que sur instruction documentée du Responsable du traitement, y compris en ce qui concerne les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, à moins qu'il ne soit tenu d'y procéder en vertu du droit de l'Union ou du droit de l'État membre auquel le sous-traitant est soumis ; dans ce cas, l’Editeur informe le Responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public.

13.2 Recrutement de sous-traitants ultérieurs

Le Client accepte que l’Editeur fasse appel à des sous-traitants pour réaliser les opérations de traitement des données pour le compte du Client.

La liste des sous-traitants ultérieurs de l’Editeur est accessible par les Clients de l’Editeur sur demande écrite adressée par e-mail à l’adresse suivante : rgpd@AO2C EXPERTISE COMPTABLE.com .

L’Editeur s’engage à informer ses Clients en cas d’ajout ou de changement de sous-traitant. Cette information pourra être faite par tout moyen écrit y compris électronique. Le Client disposera alors d’un délai de 10 (dix) jours pour formuler ses éventuelles objections. Le Client reconnait que le fait de ne pas avoir formulé d’objection dans le délai de 10 (dix) jours équivaut à une acceptation par le Client du nouveau sous-traitant.

Si le Client a formulé des objections argumentées et documentées, l’Editeur pourra fournir des informations complémentaires permettant au Client de lever ses objections.

Si malgré ces compléments d’informations, le Client maintient ses objections, le Client pourra résilier le Contrat, sans indemnité ni préavis.

13.3 Traitements effectués

Les modules applicatifs de l’Editeur permettent d’effectuer différents traitements des données personnelles. Le Client peut s’y abonner pour une durée minimale d’un mois et s’en désabonner de manière totalement autonome.

La liste ci-après décrit, par module, les traitements réalisables avec les applications de l’Editeur :

Module Administration

Liste des sociétés gérées (clients du cabinet) avec contacts

Module Dossier permanent

Annuaire des contacts de l’entreprise (fournisseurs, organismes bancaires, etc.)
Liste des représentants du personnel
Liste des actionnaires

Module Comptabilité et Comptabilité expert

Plan comptable auxiliaire : clients, fournisseurs, salariés
Ecritures : rémunération des salariés

Module GED

Fichier des utilisateurs

Module Mon compte

Fichier des utilisateurs
Détail des connexions aux applications

Module Feuilles de temps

Fichier des utilisateurs
Feuilles de temps (par client, dossier et tâche)
Détail des absences par salarié et type d’absence

Module CRM

Fichiers des contacts prospects et clients (origine, actions commerciales menées, etc.)

Module Gestion interne

Fichier des salariés : salaire, adresse, fonction, etc.
Clients
Planning de travail

Module Gestion commerciale

Fichier clients
Fichier prospects
Fichier fournisseurs
Fichier vendeurs
Fichier acheteurs
Plan comptable auxiliaire : clients, fournisseurs, salariés

Module Vision : Néant

Affichage collaborateurs et clients

Module Vision expert

Utilisateurs : suivi des validations de documents, tags
Fichier des DSN

Module Transfert paie

Fichier salariés

Module Facturation

Fichier clients
Fichier prospects
Fichier Vendeurs
Plan comptable auxiliaire : clients, fournisseurs, salariés

Module Annuaire

Tous les contacts de l’entreprise

Module OCR

Plan comptable auxiliaire : clients, fournisseurs, salariés

Module Banque

Plan comptable auxiliaire : clients, fournisseurs, salariés
Lignes de relevés bancaires (virement à des personnes physiques, etc.)

Tous les modules de l’Editeur permettent de générer des fichiers de données au format Excel. Il appartient donc au Client et plus particulièrement au Responsable du traitement de donner accès à ces fonctionnalités traitant des données personnelles aux seuls utilisateurs habilités.

Hormis les opérations de sauvegarde globale de toutes les données de tous ses Clients, l’Editeur n’opère aucun traitement sur les données personnelles de ses Clients. Les données sont hébergées sur des serveurs situés en France ou en Suisse et aucun transfert de données n’est effectué en dehors de la France.

13.4 Confidentialité

Tous les membres du personnel de l’Editeur autorisés à traiter les données à caractère personnel se sont engagés à respecter leur confidentialité par la signature de leur contrat de travail et/ou de ses avenants.

13.5 Sécurité des traitements

Les mesures nécessaires à la sécurité du traitement sont décrites dans l’annexe 2 : Charte qualité.

13.6 Suppression des données à caractère personnel

Selon le choix du Responsable du traitement, l’Editeur supprimera toutes les données à caractère personnel ou renverra au Responsable du traitement une copie des données personnelles et supprimera les copies existantes sur ses systèmes.

13.7 Accès aux données à caractère personnel

Chaque fonctionnalité des applications l’Editeur est assortie d’un droit d’accès. Il appartient donc au Responsable du traitement d’attribuer ces droits d’accès aux seules personnes habilitées.

Pour éviter que toute personne physique ayant accès aux données à caractère personnel ne les traite sans instruction du Responsable du traitement, le Responsable du traitement devra veiller à ne donner accès aux données à caractère personnel que pendant le laps de temps nécessaire aux traitements qu’il autorise.

13.8 Respect des directives et audit à la demande des Clients

Pour démontrer le respect des obligations prévues à l’article 28 du RGPD, l’Editeur mettra à disposition du Responsable du traitement du Client qui en fera la demande par courriel, toute la documentation nécessaire.

Si malgré cette documentation, le Responsable du traitement du Client estime qu’il a besoin d’informations complémentaires, il devra en informer l’Editeur en documentant précisément sa demande.

L’Editeur adressera un devis en fonction du personnel à affecter à cette demande et du temps à passer pour y répondre.

La prestation sera alors réalisée dans les meilleurs délais dès l’acceptation du devis.

Si malgré les compléments d’informations apportés par l’Editeur, le Client estime qu’il doit effectuer un audit, il devra en faire la demande auprès de l’Editeur par lettre recommandée avec accusé de réception en expliquant précisément les raisons de sa demande et en joignant tout justificatif approprié.

Les termes de l’intervention seront convenus entre l’Editeur et le Client étant précisé que l’audit ne pourra débuter dans un délai inférieur à 30 (trente) jours après la demande du Client.

L’audit pourra être réalisé par le Responsable du traitement du Client ou par toute personne qu’il aura mandaté. Le mandataire devra être accepté par l’Editeur et devra en tout état de cause disposer des compétences nécessaires et ne pas être concurrent directement ou indirectement de l’Editeur ou des sociétés de son groupe.

Tous les frais et débours occasionnés par l’audit seront à la charge exclusive du Client. Avant le début de l’audit, l’Editeur remettra au Client le tarif de chaque membre de son personnel susceptible de devoir intervenir lors de l’audit. A la fin de l’audit, l’Editeur remettra une facture au Client sur la base des temps passés par les membres de son personnel et des débours engagés en produisant les justificatifs.

L’audit ne pourra être réalisé que pendant les heures d’ouverture normales de l’Editeur et ne devra pas perturber son activité.

Durant sa présence dans les locaux de l’Editeur, l’auditeur sera accompagné en permanence par un membre du personnel de l’Editeur.

En outre, la présence de l’auditeur dans les locaux de l’Editeur ne devra pas excéder une semaine.

L’auditeur ne pourra prétendre disposer d’un accès direct aux serveurs de l’Editeur.

L’auditeur devra signer un accord de confidentialité spécifique avant le début de l’audit.

Toutes les informations transmises par l’Editeur lors de cet audit seront réputées confidentielles.

Une copie de tous les documents produits par l’auditeur (analyse, rapport, etc.) devra être adressée à l’Editeur et tous ces documents seront réputés confidentiels.

Le Client pourra demander la réalisation d’un audit au plus une fois par an.

ARTICLE 14. CONDITIONS FINANCIÈRES

Les Clients de la gamme « AO2C EXPERTISE COMPTABLE Expert » abonnés avant le 20/06/2023 ainsi que les clients de la gamme « AO2C EXPERTISE COMPTABLE » sont soumis à une facturation dite « selon les utilisateurs » alors que les Clients de la gamme « AO2C EXPERTISE COMPTABLE Expert » abonnés à compter du 20/06/2023 sont soumis à une facturation dite « selon les dossiers ».

Toutefois, il est possible que certains Clients de la gamme « AO2C EXPERTISE COMPTABLE Expert » abonnés après le 20/06/2023 soient soumis à une facturation dite « selon les utilisateurs » en fonction d’accords commerciaux spécifiques.

Le changement de mode de facturation d’un Client ne peut se faire que s’il est approuvé par l’Editeur.

14.1 Facturation « selon les utilisateurs » pour la gamme « AO2C EXPERTISE COMPTABLE Expert »

Pour contracter avec l’Editeur, le Client doit régler sa première commande.

Dès lors, le Client se voit attribuer un Identifiant lui permettant l’accès au Module gratuit « Mon compte ». Il pourra alors créer de nouveaux Identifiants afin d’inscrire de nouveaux Utilisateurs aux Modules de son choix.

Le Client peut s’abonner pour une période d’un mois renouvelable par tacite reconduction, pour une période d’un an ou de plusieurs années en fonction de la gamme de logiciels à laquelle il s’abonne.

Le mode de facturation se fait ensuite selon le processus décrit ci-dessous.

14.1.1 Facturation

Chaque Module a un coût d’abonnement mensuel exprimé en euros. Ce coût est dégressif en fonction du nombre d’Utilisateurs inscrits au Module par le Client.

Chaque fin de mois, l’Editeur émet une facture correspondant au nombre d’utilisateurs inscrits à chaque module.

Tout Utilisateur inscrit au moins un instant dans le mois est réputé avoir été inscrit le mois complet.

Jusqu’au 31/03/2024 les Clients de la gamme « AO2C EXPERTISE COMPTABLE Expert » avaient la possibilité de s’abonner pour une période supérieure à un mois et pouvant aller jusqu’à deux ans avec un règlement immédiat pour toute la période et bénéficiaient en contrepartie d’une remise commerciale.

A compter du 01/04/2024, les clients de la gamme « AO2C EXPERTISE COMPTABLE Expert » auront la possibilité de s’abonner pour une période d’un an, de deux ans ou de trois ans mais la facturation sera désormais mensuelle.

Ces abonnements à un ou plusieurs modules dont la durée est supérieure à un mois et bénéficiant d’un prix au mois inférieur à un abonnement mensuel du fait de cette durée d’abonnement, ne peuvent être résiliés qu’au terme de la période souscrite et en respectant les dispositions liées au préavis.

14.1.2 Prix des Modules

Les prix détaillés de l’abonnement « Intégral » et des modules sont disponibles dans l’interface du Client dans le module gratuit « Mon compte », menu « Tarifs » ou sur demande auprès du service commercial de l’Editeur.

Ces prix sont révisés au 1er janvier de chaque année en fonction de l’indice Syntec. Si cet indice entraîne une hausse des tarifs inférieure à 9 %, la hausse pourra être supérieure à celle fondée sur l’indice Syntec mais ne pourra excéder 9 %.

Pour le cas des abonnements pour une période supérieure à un mois, souscrits avant le 1er avril 2024, et réglés intégralement par le Client, les prix ne peuvent évoluer durant toute la durée de l’abonnement.

14.1.3 Volume minimum

Tout Client doit disposer au minimum d’un abonnement au « Pack Intégral » pour notamment l’administration de l’application.

14.2 Facturation « selon les utilisateurs » pour la gamme « AO2C EXPERTISE COMPTABLE »

Pour contracter avec l’Editeur, le Client doit régler sa première commande.

Le Client peut s’abonner pour une période d’un mois renouvelable par tacite reconduction, d’un an ou de plusieurs années.

Le mode de facturation se fait ensuite selon le processus décrit ci-dessous.

14.2.1 Facturation

Chaque Module a un coût d’abonnement mensuel exprimé en euros. Ce coût est dégressif en fonction du nombre d’Utilisateurs inscrits au Module par le Client.

Chaque fin de mois, l’Editeur émet une facture correspondant au nombre d’utilisateurs inscrits à chaque module.

Tout Utilisateur inscrit au moins un instant dans le mois est réputé avoir été inscrit le mois complet.

Les abonnements à un ou plusieurs modules dont la durée est supérieure à un mois et bénéficiant d’un prix au mois inférieur à un abonnement mensuel du fait de cette durée d’abonnement, ne peuvent être résiliés qu’au terme de la période souscrite et en respectant les dispositions liées au préavis.

14.2.2 Prix des Modules

Le prix de l’abonnement « Intégral » est disponible sur le site https://sys-soft.com pour la gamme « AO2C EXPERTISE COMPTABLE ». Les prix détaillés des modules sont disponibles dans l’interface du Client dans le module gratuit « Mon compte », menu « Tarifs » ou sur demande auprès du service commercial de l’Editeur.

Pour le cas des abonnements pour une période supérieure à un mois et réglés intégralement par le Client, les prix ne peuvent évoluer que lors du renouvellement de l’abonnement et se fondent alors sur les tarifs du 1er janvier de l’année civile en cours.

14.2.3 Volume minimum

Tout Client doit disposer au minimum d’un abonnement au « Pack Intégral » pour notamment l’administration de l’application.

14.3 Facturation « selon les dossiers » pour la gamme « AO2C EXPERTISE COMPTABLE Expert »

Pour contracter avec l’Editeur, le Client peut signer un devis et dans tous les cas un bon de commande que lui adressera l’Editeur pour confirmer son abonnement.

La signature pourra se faire de manière électronique.

Lors de la procédure d’abonnement, le Client doit indiquer sa durée d’engagement initiale : un mois, c’est la durée minimale ou un an ou deux ans ou encore trois ans.

Tous les abonnements sont reconduits par tacite reconduction. L’Abonné a cependant la possibilité de ne pas reconduire un contrat ou de modifier la durée et les quantités des services souscrits jusqu’à la veille de la date de renouvellement en utilisant le module « Mon compte » dans l’application. À tout moment, dans ce module, le Client a la possibilité de visualiser les informations relatives à son Contrat.

Les prix des prestations varient en fonction de la durée de l’engagement du Client.

Pour le cas des abonnements annuels, bisannuels et trisannuels, le Client doit, lors de la procédure d’abonnement, indiquer les quantités de dossiers pour lesquelles il s’engage et qui lui seront facturées mensuellement.

A compter du 1er avril 2024, l’abonnement mensuel ne sera possible que pour les six premiers mois d’abonnement. Au-delà de ces six mois, si le Client souhaite conserver son abonnement, il devra obligatoirement souscrire un engagement d’un an au minimum.

Pour les Clients s’étant abonnés avant le 1er avril 2024, ils pourront bénéficier d’une période complémentaire de 6 mois à compter du 1er avril 2024 et devront, s’ils souhaitent conserver leur abonnement, obligatoirement souscrire un engagement d’un an au minimum, au plus tard le 30 septembre 2024.

14.3.1 Facturation

Chaque type de dossier a un coût d’abonnement mensuel exprimé en euros. Ce coût varie en fonction du type de la société qui est gérée dans le dossier et qui est indiqué par le Client lors de la création de la fiche de la société gérée dans l’application.

Chaque fin de mois l’Editeur émet une facture.

Pour les Clients avec un engagement annuel, bisannuel ou trisannuel, elle comprend les engagements du Client ainsi que les éventuels dépassements ou les abonnements à d’autres prestations, tels que les inscriptions d’utilisateurs clients de l’abonné à des packs de logiciels qui leurs sont dédiés.

Pour les Clients en engagement mensuel, la facture comprend les éléments correspondant aux pics de consommation du mois (par exemple le plus grand nombre de dossiers de type « BNC » ouverts durant le mois) ainsi que les éventuelles autres prestations.

Tout Utilisateur client de l’abonné inscrit au moins un instant dans le mois pour l’utilisation d’un pack est réputé avoir été inscrit le mois complet.

14.3.2 Prix des prestations

Le prix de la gestion d’un dossier, en fonction de sa nature, dans l’application est disponible sur le site https://sys-soft.com et dans l’interface du Client dans le module « Mon compte », menu « Tarifs » ou sur demande auprès du service commercial de l’Editeur.

La révision des prix s’appliquera également sur les prix des prestations correspondant à des engagements annuels, bisannuels ou trisannuels pour les périodes restant à courir et qui sont facturées mensuellement.

14.3.3 Volume minimum

La facturation mensuelle est soumise à un montant minimal de facturation. Si pour un mois considéré, le montant de la facture du Client devait être inférieur à ce montant minimal, le Client sera facturé du complément pour atteindre le montant minimal.

Au 1er janvier 2024 ce montant a été fixé à 130 € H.T. et est révisé au premier janvier de chaque année en fonction de l’indice Syntec. Si cet indice entraîne une hausse des tarifs inférieure à 9 %, la hausse pourra être supérieure à celle fondée sur l’indice Syntec mais ne pourra excéder 9 %.

14.4 Facturation de prestations complémentaires

Sont exclues du coût d’utilisation de l’application, les prestations suivantes :

- les prestations de formation,

- les prestations d’assistance technique téléphonique,

- les prestations de développement complémentaire,

- les frais d’ouverture de compte et de mise en service,

- les frais de migration de données provenant des anciens logiciels du Client,

- et plus généralement toutes prestations n’entrant pas dans l’offre SaaS.

Ces prestations donnent lieu à un devis et une facturation séparée.

L’adresse de facturation est l’adresse du siège social du Client.

14.5. Modalités de paiement

Sauf spécifications contraires, les factures émises par l’Editeur sont payables à réception.

Lors de son abonnement, le Client peut procéder au règlement en ligne par carte bancaire ou par virement.

Après la première facture, toutes les factures suivantes devront être réglées par prélèvement automatique. Le Client devra donc adresser un mandat de prélèvement à l’Editeur. Ce mandat est soit adressé par l’Editeur soit disponible dans l’interface du Client dans le module « Mon compte ».

Le mandat pourra être signé de manière électronique.

Le montant des factures d’abonnements est prélevé le 20 de chaque mois au plus tôt ou le jour ouvré le plus proche avant cette date si le 20 ne correspond pas à un jour ouvré.

Les factures de prestations complémentaires peuvent être prélevées 14 jours après leur émission.

Si le client est situé à l’étranger, en dehors de la zone Sepa, l’Editeur aura la possibilité de facturer, chaque mois, des frais de gestion se montant à 35 € H.T.

14.6. Défaut de paiement

Sans préjudice d’éventuels dommages et intérêts, le défaut de paiement par le Client d’une facture dans un délai de trente (30 jours) après son émission ou le rejet d’un prélèvement par la banque du Client entraîne de plein droit :

à la discrétion de l’Editeur, la suspension immédiate de l’accès aux Applications pour tous les Utilisateurs inscrits par le Client ; dans ce cas pour recouvrer son accès aux Applications, le Client devra régler à l’Editeur l’intégralité des factures arrivées à échéance,
l’application d’un intérêt de retard égal au taux d’intérêt légal, majoré de trois points sans mise en demeure préalable et à compter du premier jour de retard ;
la facturation d’une indemnité forfaitaire de 40 € H.T.,
les frais bancaires et de gestion supplémentaires (suivi du recouvrement, courriers et frais téléphoniques de relance, représentation des rejets de prélèvement bancaire) ;
sur simple décision de l’Editeur, la résiliation de plein droit du Contrat si bon semble à l’Editeur quinze (15) jours après l’envoi de trois e-mails demeurés infructueux ou quinze (15) jours après l'envoi d'un courrier de relance adressé en recommandé et resté sans effet.

La notification de la résiliation du Contrat pourra être signifié au Client par tout moyen, à la discrétion de l’Editeur et notamment par lettre simple ou courrier électronique.

ARTICLE 15. PROPRIÉTÉ

Le Client est et demeure propriétaire de l’ensemble des Données qu’il utilise via les Applications dans le cadre du Contrat.

L’Editeur est et demeure titulaire des droits de propriété relatifs à tout élément des Applications mis à disposition du Client, ainsi plus généralement que de l’infrastructure informatique (logicielle et matérielle) mise en œuvre ou développée dans le cadre du Contrat.

Le Contrat ne confère au Client aucun droit de propriété sur les Applications. La mise à disposition temporaire des Applications dans les conditions prévues au Contrat ne saurait être analysée comme la cession d’un quelconque droit de propriété intellectuelle au bénéfice du Client, au sens du Code français de la propriété intellectuelle.

Le fait que le Client soumette des suggestions de modifications de l’Application ou participe à la rédaction de spécifications fonctionnelles de l’Application et que ces modifications soient développées et intégrées à l’Application par l’Editeur ne confère aucun droit de propriété, même partiel, au Client. De même, la participation financière du Client au développement de modifications de l’Application ne saurait en aucun cas être interprétée comme la cession d’un quelconque droit de propriété au bénéfice du Client.

Le Client s’interdit de reproduire tout élément des Applications, ou toute documentation les concernant, par quelque moyen que ce soit, sous quelque forme que ce soit et sur quelque support que ce soit.

Par exception à ce qui précède, l’Editeur autorise le Client à imprimer et reproduire les textes de l’aide en ligne qui est accessible en cliquant sur le pictogramme « ? » présent, en haut à droite de l’écran, dans tous les Modules.

ARTICLE 16. RÉFÉRENCE COMMERCIALE

L’Editeur se réserve le droit de mentionner le nom et le logo du Client sur son site Internet, ou dans ses documents de présentation commerciale et de faire état que le Client utilise un ou plusieurs de ses Produits ; ce que le Client accepte sans aucune contrepartie.

ARTICLE 17. GARANTIE D'ÉVICTION

L’Editeur déclare :

que les Applications qu’il a développées sont originales au sens du Code français de la propriété intellectuelle,
qu’il est titulaire de tous les droits de propriété intellectuelle qui lui permettent de conclure le Contrat.

L’Editeur déclare que les Applications ne sont pas susceptibles de porter atteinte aux droits des tiers.

ARTICLE 18. RESPONSABILITÉ - FORCE MAJEURE

Chacune des Parties assume la responsabilité des conséquences résultant de ses fautes, erreurs ou omissions, ainsi que des fautes, erreurs ou omissions de ses sous-traitants éventuels et causant un dommage direct à l'autre Partie ou à un tiers.

Il est cependant convenu entre les Parties que :

les obligations à la charge de l’Editeur constituent des obligations de moyens ;
le Client est seul responsable des conséquences résultant des fautes, erreurs ou omissions des Utilisateurs et causant un dommage direct à l'autre Partie.

18.1 Pour les dommages indirects

En cas de faute prouvée par le Client dans l’exécution de ses prestations par l’Editeur, celui-ci ne sera tenu que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution des Applications.

En conséquence, l’Editeur ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client ou des tiers, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de Données, préjudice commercial, perte de chiffre d'affaires ou de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution fautive des prestations.

18.2 Pour le plafond des dommages directs

Dans tous les cas, le montant de la responsabilité de l’Editeur est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité, par poste Utilisateur, par jour d’interruption sur la moyenne de consommation des 6 (six) derniers mois.

L’Editeur ne saurait, en outre, être tenu responsable de la destruction accidentelle des Données par le Client ou un tiers ayant accédé aux Applications au moyen des Identifiants remis au Client et/ou créés et/ou modifié par lui ou l’un de ses Utilisateurs ayant accès à ces fonctionnalités dans les Applications.

Il appartient au Client de sensibiliser tous les utilisateurs auxquels il a ouvert un accès, de l’importance de choisir un mot de passe complexe, de sa confidentialité et de la nécessité de le changer régulièrement.

18.3 Force majeure

L’Editeur ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable de tout dommage en cas de préjudice causé par une interruption ou une baisse de service de l’opérateur de télécommunications, du fournisseur d’électricité ou en cas de force majeure.

Il ne pourra être tenue pour responsable d’un manquement quelconque à ses obligations dans le cadre du Contrat, si un tel manquement résulte d’une décision gouvernementale, en ce compris tout retrait ou suspension d’autorisations quelles qu’elles soient, d’une grève totale ou partielle, interne ou externe à l’entreprise, d’un incendie, d’une catastrophe naturelle, d’un état de guerre d’une interruption totale ou partielle ou d’un blocage des réseaux de télécommunications ou électrique, d’acte de piratage informatique ou plus généralement tout autre événement de force majeure présentant les caractéristiques définies par la jurisprudence.

La Partie constatant l’événement devra sans délai informer l’autre partie de son impossibilité à exécuter sa prestation.

A l’exception de ce qui est prévu à l’ annexe 2 du présent Contrat, la suspension des obligations ou le retard ne pourra en aucun cas être une cause de responsabilité pour non-exécution de l’obligation en cause, ni induire le versement de dommages et intérêts ou pénalités de retard.

ARTICLE 19. ASSURANCES

L’Editeur déclare qu’il a souscrit les assurances nécessaires afin de couvrir les risques liés à l’exercice de son activité.

ARTICLE 20. RÉSILIATION

En cas de manquement par l’une des Parties à l’une quelconque de ses obligations contractuelles, le Contrat pourra être résilié de plein droit par l’autre Partie trente (30) jours après l’envoi d’une lettre de mise en demeure adressée en recommandé avec avis de réception demeurée infructueuse. La mise en demeure indiquera la ou les défaillances constatées.

La résiliation par l’Editeur peut également être déclenchée selon les conditions décrite à l’article 14.

La demande de résiliation par le Client doit se faire au sein de l’application à l’aide de l’option « Désabonnement » du module « Mon compte ».

La demande de résiliation par le Client peut également être signifiée par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception à l’Editeur.

Tout mois commencé étant dû, le préavis démarre le lendemain du mois durant lequel la demande de résiliation a été formulée.

La durée du préavis est calculée en fonction de la durée d’abonnement du Client selon les dispositions suivantes :

si le client est abonné depuis moins d’un an, il n’y aura pas de préavis et la résiliation du Contrat sera effective à la fin du mois au cours duquel le client aura demandé le désabonnement.
si le client est abonné depuis plus d’un an, il sera appliqué un préavis minimum d’un mois plus un mois par année complète d’abonnement en considérant que le préavis démarrera le lendemain du mois au cours duquel le client aura demandé le désabonnement.

Si la date de fin du préavis est postérieure à la date de fin de l’engagement du client (pour les clients ayant souscrit des abonnements avec un engagement d’un, deux ou trois ans), l’abonnement se poursuivra jusqu’à la date de fin du préavis.

Durant toute la durée du préavis le client sera facturé du montant correspondant au plus élevé des trois montants suivants :

celui de la facture de consommation mensuelle émise le mois précédent sa demande de désabonnement,
celui de la facture de consommation mensuelle la plus importante de toute la durée de son abonnement minorée de 20%,
celui de la facture de consommation si le Client continue d’utiliser les applications pendant la durée du préavis.

Le désabonnement ou la résiliation du Contrat, quelle qu’en soit la cause, dégage l’Editeur de toute responsabilité quant à la sauvegarde des données du Client dès la fin du préavis. Il appartient donc au Client de réaliser des sauvegardes régulières de ses données à l’aide des différentes procédures d’export de l’application et notamment avant de se désabonner.

ARTICLE 21. RÉSILIATION POUR CAUSE DE BAISSE DE PERFORMANCE

Les applications proposées par l’Editeur peuvent ne pas supporter des volumes de données très importants.

Si des ralentissements significatifs sont constatés (soit au niveau de l’utilisation des applications, soit au niveau des sauvegardes) du fait d’un volume trop important de données saisies ou importées par le Client, l’Editeur contactera le Client afin de trouver un moyen pour éviter ces ralentissements soit en étudiant avec le Client comment réduire la quantité de données ou en proposant au Client d’installer son abonnement sur une instance dédiée moyennant une facturation complémentaire.

Si aucun accord n’est trouvé entre l’Editeur et le Client, dans les quinze jours suivant la première prise de contact du Client par L’Editeur, l’Editeur pourra de plein droit, migrer les données du Client sur une instance dédiée afin de garantir le bon fonctionnement de ses applications pour ses autres clients. Le coût supplémentaire de cette instance dédiée sera facturé au client au tarif en vigueur aussi longtemps qu’il en bénéficiera.

L’Editeur s’assurera de disposer d’une sauvegarde des données du Client qu’il tiendra à sa disposition pendant un délai de trois mois après la résiliation.

ARTICLE 22. RÉVERSIBILITÉ

En cas de cessation de la relation contractuelle, quelle qu’en soit la cause, l’Editeur s’oblige au respect du plan de réversibilité tel que décrit à l’ annexe 3 .

ARTICLE 23. NON-SOLLICITATION DE PERSONNEL

Sauf accord exprès entre les parties, chacune des Parties renonce à engager ou à faire travailler, directement ou par personne interposée, tout salarié de l'autre Partie, sans accord exprès et préalable de cette dernière. Cette renonciation est valable pendant toute la durée du Contrat et pendant les 12 (douze) mois qui suivront sa cessation.

Dans le cas où l'une des Parties ne respecterait pas cette obligation, elle s'engage à dédommager l'autre Partie en lui versant immédiatement et sur simple demande, une somme forfaitaire égale à 6 (six) fois la rémunération brute mensuelle du salarié au moment de son départ.

ARTICLE 24. CONFIDENTIALITÉ

Chacune des Parties s’oblige (et le Client se porte fort pour les Utilisateurs) à (i) tenir confidentielles toutes les informations qu’elle recevra de l’autre Partie, et notamment à (ii) ne pas divulguer les informations confidentielles de l’autre Partie à un tiers quelconque, autre que des employés ou agents ayant besoin de les connaître ; et (iii) n’utiliser les informations confidentielles de l’autre Partie qu’à l’effet d’exercer ses droits et de remplir ses obligations aux termes du Contrat.

Nonobstant ce qui précède, aucune des Parties n’aura d’obligation quelconque à l’égard d’informations qui (i) seraient tombées ou tomberaient dans le domaine public indépendamment d’une faute par la Partie les recevant, (ii) seraient développées à titre indépendant par la Partie les recevant, (iii) seraient connues de la Partie les recevant avant que l’autre Partie ne les lui divulgue, (iv) seraient légitimement reçues d’un tiers non soumis à une obligation de confidentialité, ou (v) devraient être divulguées en vertu de la loi ou sur ordre d’un tribunal (auquel cas elles ne devront être divulguées que dans la mesure requise et après en avoir prévenu par écrit la Partie les ayant fournies).

Les obligations des Parties à l’égard des informations confidentielles demeureront en vigueur pendant toute la durée du Contrat et aussi longtemps, après son terme, que les informations concernées demeureront confidentielles pour la Partie les divulguant et, en toute hypothèse, pendant une période de 3 (trois) ans après le terme du Contrat.

Les Parties s’engagent par ailleurs à faire respecter ces dispositions par leur personnel, et par tout préposé ou tiers qui pourrait intervenir à quelque titre que ce soit dans le cadre du Contrat.

ARTICLE 25. DIVERS

Divisibilité des clauses :

La nullité, la caducité, l'absence de force obligatoire ou l’inopposabilité de l'une ou quelconque des stipulations du Contrat n'emporte pas nullité, la caducité, l'absence de force obligatoire ou l’inopposabilité des autres stipulations, qui conserveront tous leurs effets.

Cependant, les Parties pourront, d'un commun accord, convenir de remplacer la ou les stipulations invalidées.

Droit applicable :

Le Contrat est soumis au droit français, à l'exclusion de toute autre législation.

La langue du présent Contrat est le français et en cas de traduction multilingue, la version française du contrat primera sur les autres versions.

Dans le cas spécifique de litiges entre professionnels et/ou commerçants, le Tribunal de commerce de Paris sera seul compétent pour connaître d'éventuels litiges relatifs aux présentes Conditions de Vente et à leur mise en œuvre, notamment leur validité, leurs interprétations, leurs exécutions, leurs résiliations et leurs conséquences.

Election de domicile :

Pour l'exécution des présentes ainsi que de leurs suites, les Parties font respectivement élection de domicile en leurs sièges sociaux. Toute modification du siège social ou de l'adresse de l'une des Parties ne sera opposable à l'autre Partie que huit jours calendaires après lui avoir été dûment notifiée.

ANNEXE 1 : PRÉREQUIS MATÉRIEL ET RÉSEAU

Pour utiliser les Applications proposées par l’Editeur, le Client doit disposer des éléments suivants :

d’un ordinateur fixe, d’un ordinateur portable ou d’une tablette lui permettant de se connecter à Internet et disposant d’un écran dont la résolution est au minimum de 768 x 1024 pixel ; en deçà de cette résolution, l’Editeur ne garantit pas un parfait affichage des données de ses Applications,
d’une connexion Internet avec une bande passante descendante d’au moins 512 kbits par seconde par Utilisateur,
d’un navigateur internet récent permettant :

l’interprétation du langage HTML 5,
l’utilisation des cookies,
d’un paramétrage permettant l’exécution des scripts JavaScript,

d’un système autorisant l’accès, en mode HTTPS aux sites dont le nom de domaine se termine par AO2C EXPERTISE COMPTABLE.com, AO2C EXPERTISE COMPTABLE.fr, AO2C EXPERTISE COMPTABLE.com et AO2C EXPERTISE COMPTABLE.fr.

ANNEXE 2 : CHARTE QUALITÉ (SLA)

L’Editeur s’engage à respecter la Charte Qualité et notamment les points suivants qui sont le gage de la qualité de sa prestation, savoir :

A) Disponibilité

1) Taux de disponibilité

L’Editeur s’engage à mettre en place des contrôles efficaces de nature à procurer une assurance raisonnable que le Client peut accéder et utiliser les Solutions concernées aux heures déterminées au Contrat ; c’est-à-dire 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 (y compris dimanches et jours fériés), hors périodes de maintenance.
L’Editeur garantit un taux de disponibilité de 99,8 % ce qui représente un maximum d’indisponibilité de 2 mn 52.8 s par jour, 20 mn 9.6 s par semaine, 1 h 27mn 39.5 s par mois et 17 h 31mn 53.9 s par an.

2) Délais d’interruption

Des interventions de maintenance peuvent être programmées par l’Editeur à tout moment de la journée en cas de force majeure mais l’Editeur s’engage à faire le maximum pour que toutes les opérations de maintenance correctives soient réalisées à partir de 21 h 00 (heure de Paris) et jusqu’à 6 h du matin au plus tard, les mardis et jeudis et les opérations de maintenance évolutives le vendredi à partir de 22 h (heure de Paris) et jusqu’au samedi toute la journée (au plus un samedi par mois).
Pour les cas de force majeure, et dans la mesure du possible, chaque Client sera prévenu par e-mail ou par la messagerie interne aux applications de l’Editeur dans les meilleurs délais ; pour les autres cas de maintenance, chaque Client sera prévenu par e-mail ou par la messagerie interne aux applications de l’Editeur au moins 15 jours avant l’intervention.

3) Délais de correction des anomalies

a) Défaillance applicative

En cas de signification par un utilisateur d’une défaillance applicative (bug logiciel), l’Editeur s’engage à rechercher et contrôler les causes du dysfonctionnement dans un délai de 48 heures ouvrées.
L’Editeur informera le Client du résultat de ses investigations et le délai probable de correction en fonction de la criticité du problème.
L’Editeur s’engage à faire tout son possible pour que la défaillance logicielle soit corrigée dans un délai de 72 heures ouvrées.

b) Défaillance technique

Certains types de défaillances techniques sont indétectables par les utilisateurs (et n’engendrent donc aucune interruption de service) du fait de la redondance des systèmes (par exemple un crash de disque dur est traité par le système de redondance).
Dans le cas du crash d’un serveur, les sauvegardes quotidiennes effectuées par l’hébergeur (de 20 heures à 4 heures du matin) sont restaurables dans un délai de 20 minutes à 2 heures.

4) Sécurité (systèmes redondants)

Les serveurs de l’Editeur sont hébergés chez un hébergeur certifié ISO 27000 et ISO 27001 offrant une redondance des systèmes d’alimentation en énergie, en climatisation et en Télécom. Des techniciens sont présents sur le site 24h/24, 7j/7, 365j/an.

5) Assurance

L’Editeur déclare qu’il a souscrit une Assurance Responsabilité Civile Métiers de l’informatique auprès d’une compagnie d’assurance notoirement solvable dont la limite de garantie a été fixée à 9.000.000 €.

6) Pénalités

En cas de non-respect au cours d’un mois des engagements de disponibilité, le montant des pénalités dues pour un mois est plafonné à 20 % du montant de la facture du Client pour ce mois.
Modalités de calcul des pénalités :

Le « taux d’indisponibilité » est calculé mensuellement de la manière suivante :
Taux d’indisponibilité = Temps d’indisponibilité / Temps total théorique * 100
Le « temps d’indisponibilité » correspond au temps pendant lequel le service a été indisponible et que les infrastructures de l’Editeur sont en cause. Il ne comprend pas les temps de maintenance programmés ni les temps d’indisponibilité dus à une cause de force majeure.
Le « temps total théorique » correspond à la période totale d’utilisation possible du service dans le mois donné déduction faite des temps de maintenance corrective et évolutive programmés.

Le Client pourra réclamer une indemnité pour un mois donné à condition d’en faire la demande dans les trente jours suivant le dernier jour du mois de référence.
Cette indemnité sera calculée en fonction du taux de disponibilité et de la facturation du mois de référence et sera versée sous forme d’avoir.
Si le taux d’indisponibilité est compris entre 0 % et 0,2 %, le Client ne pourra prétendre à aucune indemnité.
Si le taux d’indisponibilité est compris entre 0,21 et 0,5 %, le Client pourra prétendre au versement d’une indemnité correspondant à 3 % du montant de la facturation du mois de référence.
Si le taux d’indisponibilité est compris entre 0,51 % et 1 %, le Client pourra prétendre au versement d’une indemnité correspondant à 8 % du montant de la facturation du mois de référence.
Si le taux d’indisponibilité est compris entre 1,01 % et 1,5 %, le Client pourra prétendre au versement d’une indemnité correspondant à 13 % du montant de la facturation du mois de référence.
Si le taux d’indisponibilité est supérieur à 1,5 %, le Client pourra prétendre au versement d’une indemnité correspondant à 20 % du montant de la facturation du mois de référence.

7) Reporting

L’Editeur établit mensuellement un rapport fondé sur les indicateurs mis à sa disposition par l’hébergeur. Ce rapport est disponible auprès de l’Editeur sur simple demande par e-mail.

B) Sécurité et confidentialité

Les applications sont accessibles après authentification par les Identifiants de connexion de chaque utilisateur.
Les transferts de données entre les serveurs de l’Editeur et le navigateur de l’utilisateur sont effectués de manière cryptée.
A ce jour, le protocole de cryptage le plus récent utilisable sur les serveurs de l’Editeur est TLS 1.2.
Il est rappelé que c’est le navigateur de l’Utilisateur qui sélectionne le protocole le plus récent ; c’est pourquoi, l’Editeur a aussi conservé des protocoles plus anciens pour garantir la compatibilité avec d’anciennes versions de navigateurs.
L’Editeur a mis en place une procédure permettant d’alerter un utilisateur connecté si un autre utilisateur se connecte avec les mêmes Identifiants.
L’Editeur ne pourra toutefois délivrer aucune garantie sur les données qui ont été insérées ou modifiées par le Client via des web services (API).

C) Intégrité

L’Editeur s’engage à mettre en place des contrôles efficaces de nature à procurer une assurance raisonnable que les applications mises à disposition des Clients traitent les données qui lui sont confiées sans risques d’omission, altération, déformation ou toutes autres formes d’anomalies susceptibles de nuire à l’intégrité des résultats issus de ces applications et que les traitements sont en conformité avec la réglementation légale qui leur sont applicables, et que les données et traitements sont accessibles pour les contrôles et audits extérieurs qui pourraient être diligentés.
L’intégrité du traitement s’étend à toute composante du système et à toutes les phases du traitement (entrée de données, transmission, traitement, stockage et sortie des données). Ces contrôles consistent en des contrôles de cohérence des traitements, la détection et la gestion des anomalies ainsi que l’information des Utilisateurs relativement à tout risque de non-conformité associée.

D) Sauvegardes et délais de conservation

Il existe plusieurs niveaux de sauvegarde :
1) Les sauvegardes des serveurs effectuées par l’hébergeur de l’Editeur
Les serveurs dans leur intégralité sont sauvegardés par l’hébergeur tous les jours de 20 heures à 4 heures du matin (image intégrale des serveurs ou Snapshot) et sont restaurables dans un délai de 20 minutes à 2 heures. Ces sauvegardes sont conservées 5 jours.
2) Les sauvegardes effectuées par l’Editeur
Les sauvegardes des bases de données et fichiers des Clients sont effectuées quotidiennement (à partir d’1 heure du matin) et les sauvegardes quotidiennes sont conservées une semaine.
De plus, une sauvegarde est effectuée de manière hebdomadaire et est conservée un mois, une autre sauvegarde est effectuée mensuellement et est conservée un an et une dernière sauvegarde est effectuée annuellement, le 31 décembre, et est conservée dix ans.
Les données d’un client dont le contrat a été résilié peuvent être détruites dès le lendemain du mois durant lequel la résiliation a été notifiée à l’Editeur. Il est donc précisé que si un client s’est abonné et désabonné dans la même année civile, ses données ne seront conservées qu’une année ce qui correspond à la durée de conservation des sauvegardes mensuelles.
Le Client a la possibilité de générer lui-même des sauvegardes internes en dupliquant les données des sociétés gérées dans l’application ou des dossiers annuels de ces sociétés. L’utilisation de ce type de sauvegarde n’entraîne aucune manipulation particulière pour les restaurer et y accéder.
La restauration (à la demande du Client suite à une mauvaise manipulation de sa part) d’une sauvegarde effectuée par l’Editeur dans le cadre de la sauvegarde générale de toutes les données hébergées entraînera une facturation complémentaire au temps passé au tarif horaire de 130 € H.T (tarif au 30/10/2023 qui sera révisé selon l’indice Syntec en vigueur à la date de délivrance des prestations) avec un minimum de facturation de 70 € H.T. par dossier annuel restauré (tarif au 31/10/2023 qui sera révisé selon l’indice Syntec en vigueur à la date de délivrance des prestations) et sera effectuée dans un délai de 48 heures ouvrées.

ANNEXE 3 : PLAN DE RÉVERSIBILITÉ DÉTAILLÉ

Le Client devra formuler la notification de réversibilité à l’Editeur par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai de 3 mois après la fin de son abonnement ou de sa dernière connexion aux services de l’Editeur.

L’Editeur s’engage à restituer gratuitement et dans un délai maximum de 21 jours, l’intégralité des données sous forme de fichiers .CSV. Les documents au format .PDF éventuellement présents pourront être transmis sous forme d’un fichier compressé contenant l’ensemble des documents ou en donnant accès au Client à un serveur contenant l’ensemble des documents qu’il pourra télécharger.

Le Client collaborera activement avec l’Editeur afin de faciliter la récupération des données.

A la demande du Client, l’Editeur pourra effectuer des prestations d’assistance technique complémentaires au Client et/ou au tiers désigné par lui, dans le cadre de la réversibilité.

Ces prestations d'assistance seront facturées au tarif horaire de 200 € H.T (tarif au 30/10/2023 qui sera révisé selon l’indice Syntec en vigueur à la date de délivrance des prestations).

ANNEXE 4 : SPÉCIFICITÉS DES CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE LIÉES AUX PRESTATIONS DE FORMATION

A) Contractualisation

Chaque prestation de formation fait l’objet d’un devis spécifique émis par l’Editeur.
Le Client devra avoir fourni à l’Editeur les éléments suivants 72 h avant le début de la formation :

- le devis signé stipulant que le Client a bien pris connaissance des présentes
- le règlement de la totalité du devis,
- la liste des participants (ci-après dénommés « Stagiaires »).

Le devis comprendra une provision pour frais de déplacement. A l’issue de la formation, si les frais ont dépassé le montant de la provision, une facture complémentaire sera adressée au Client.
Ces frais comprennent :

- les frais de déplacement du formateur (prioritairement effectués avec les transports en commun à chaque fois que c’est possible),
- les frais d’hébergement du formateur, le cas échéant,
- les frais de restauration du formateur.

B) Présence

Il appartient au Client de vérifier que les stagiaires qu’il inscrit à la formation ont le niveau suffisant pour y participer.
Le Client s’engage à ce que les stagiaires signent la feuille de présence au début du stage.
L’absence d’un ou plusieurs stagiaires à la formation n’entrainera pas de réduction du prix de la formation.

C) Infrastructure

Pour les formations qui sont dispensées dans les locaux du Client, il appartient à ce dernier de s’assurer qu’il dispose bien de l’infrastructure et du matériel nécessaires pour accueillir le formateur et les stagiaires à la date convenue.

D) Frais d’annulation

Le Client qui souhaite annuler une formation peut le faire par tout moyen. La confirmation de l’annulation sera effective à la réception par le Client d’un e-mail de confirmation par l’Editeur.
En cas d’annulation d’une formation, des frais seront retenus selon le barème suivant :

- 100 % si l’annulation intervient moins de 8 jours avant la date de la formation,
- 50 % si l’annulation intervient entre 8 et 15 jours avant la date de la formation,
- 20 % si l’annulation intervient entre 16 jours et un mois avant la date de la formation,
- aucun si l’annulation intervient avant un mois avant le début de la formation.